Статья: Возмещение сотрудниками стоимости телефонных переговоров
(Обухова Т.)
("Бюджетные учреждения: ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности", 2009, N 3)
	
Документ предоставлен КонсультантПлюс

www.consultant.ru

Дата сохранения: 09.01.2014

"Бюджетные учреждения: ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности", 2009, N 3

ВОЗМЕЩЕНИЕ СОТРУДНИКАМИ СТОИМОСТИ ТЕЛЕФОННЫХ ПЕРЕГОВОРОВ

Нередко сотрудники организаций, пользуясь служебными телефонами, совершают международные и междугородние звонки по личным вопросам. Впоследствии работники возмещают расходы по услугам связи в размере стоимости произведенных ими телефонных переговоров. В статье освещен вопрос о том, является ли получение от сотрудников денежных средств возмещением кассовых расходов по услугам связи либо данные операции следует квалифицировать как оказание услуг сотрудникам. Также в статье рассмотрен бухгалтерский учет названных операций.

Услуги телефонной связи предоставляются на основании заключенных договоров. Это следует из п. 24 Правил оказания услуг телефонной связи <1>. Ежемесячно, поскольку расчетный период по услугам телефонной связи не должен превышать месяца согласно п. 110 указанных Правил (если иное не предусмотрено условиями договора), организация получает счет на оплату услуг телефонной связи и акт оказанных за месяц услуг. Как правило, названные документы за предыдущий месяц поступают в организацию в начале текущего месяца.
--------------------------------
<1> Правила оказания услуг местной, внутризоновой, междугородной и международной телефонной связи, утв. Постановлением Правительства РФ от 18.05.2005 N 310.

Согласно п. 114 Правил оказания услуг телефонной связи счет, выставляемый абоненту за услуги местной телефонной связи, должен содержать:
а) реквизиты абонента и оператора связи;
б) расчетный период, за который выставляется счет;
в) номер лицевого счета абонента (при предварительном платеже);
г) данные о суммарной продолжительности местных телефонных соединений за расчетный период (при повременном учете);
д) сумму, предъявляемую к оплате;
е) сумму остатка на лицевом счете (при предварительном платеже);
ж) дату выставления счета;
з) срок оплаты счета.
Счет, выставляемый абоненту за услуги междугородной и (или) международной телефонной связи, помимо вышеперечисленных реквизитов дополнительно содержит следующие сведения (п. 115 Правил оказания услуг телефонной связи):
а) сумму, предъявляемую к оплате по каждому виду услуг телефонной связи и каждому абонентскому номеру;
б) виды оказанных услуг телефонной связи;
в) коды географически определяемых зон нумерации или коды географически не определяемых зон нумерации, в ресурс нумерации которых входят абонентские номера, с которыми состоялись телефонные соединения;
г) дату оказания каждой услуги телефонной связи;
д) объем оказания каждой услуги телефонной связи.
Как правило, телефонная компания выставляет организации-потребителю один счет, в котором отражается стоимость оказанных услуг местной, междугородной и международной связи. Счет на оплату услуг телефонной связи доставляется оператором абоненту в течение десяти дней с даты его выставления.
Правилами оказания услуг телефонной связи предусмотрено, что по обращению абонента оператор связи обязан произвести детализацию счета, сделать так называемую распечатку телефонных переговоров, то есть предоставить дополнительную информацию об оказанных услугах. За это может взиматься отдельная плата в размере не более 10% месячной абонентской платы. Распечатка телефонных переговоров содержит информацию о том, с какого телефонного номера и на какой был произведен звонок, дату звонка, его продолжительность и стоимость согласно действующему тарифу.

Примечание. На основании распечатки телефонных переговоров устанавливается факт совершения звонков по личным вопросам со служебных телефонов.

Обычно руководитель организации своим приказом назначает одного из сотрудников ответственным за проверку представленных в распечатке телефонных номеров на предмет их служебной целесообразности. Получив распечатку, данное лицо выявляет, с какого номера и кем были совершены телефонные звонки неслужебного характера. Однако на практике встречаются ситуации, когда сотрудник самостоятельно сообщает ответственному лицу о телефонных переговорах личного характера, произведенных им со служебного телефона.

Налоговый учет возмещаемой сотрудником
стоимости личных телефонных переговоров

Для подтверждения правомерности взимания с работников средств за совершенные ими личные телефонные переговоры издается приказ руководителя учреждения, свидетельствующий о том, что суммы, соответствующие оплате личных разговоров, компенсируются работниками. Для того чтобы определиться, как в бухгалтерском учете отражать операции по возмещению стоимости личных телефонных переговоров, следует ответить на несколько вопросов, которые, как показывает практика, возникают у бухгалтеров.

Можно ли квалифицировать возмещение сотрудниками расходов по произведенным в личных целях телефонным переговорам как взимание платы за оказанные им услуги? Подлежит ли данная операция обложению НДС?

Для ответа на эти вопросы следует обратиться к нормам Налогового кодекса, в соответствии со ст. 146 которого объектом налогообложения признается реализация товаров (работ, услуг) на территории РФ. Согласно ст. 39 НК РФ реализация организацией товаров, работ или услуг - передача на возмездной основе (в том числе обмен товарами, работами или услугами) права собственности на товары, результатов выполненных работ одним лицом другому лицу, возмездное оказание услуг одним лицом другому. В данной ситуации организация не реализует работникам - физическим лицам услуги междугородной и международной связи, так как право на предоставление таких услуг ей не принадлежит и это не предусмотрено договором с телефонной компанией. Таким образом, возмещение сотрудниками расходов по личным телефонным переговорам не является взиманием платы за оказанные учреждением услуги, поскольку они в данном случае не предоставлялись. Бюджетная организация лишь получает возмещение своих расходов, связанных с оплатой междугородных переговоров работников, не обусловленных производственной необходимостью. Следовательно, в соответствии с пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ поступление денег в кассу организации от работников - физических лиц нельзя признать объектом обложения НДС.
Следует заметить, что, в случае если услуги связи оплачивались за счет средств, полученных организацией от приносящей доход деятельности, подлежащей обложению НДС, согласно п. 2 ст. 171 НК РФ вычетам подлежат суммы НДС, предъявленные налогоплательщику и уплаченные им при приобретении на территории РФ товаров (работ, услуг), необходимых для осуществления производственной деятельности или иных операций, признаваемых объектами налогообложения в соответствии с гл. 21 "Налог на добавленную стоимость" НК РФ. Исходя из положений данного пункта организация вправе принять к вычету только ту сумму НДС, которая приходится на часть стоимости переговоров, связанных с производственной необходимостью, осуществленных в рамках приносящей доход деятельности.
Если часть телефонных переговоров была произведена для выполнения операций, как облагаемых, так и не облагаемых НДС (например, телефонные звонки совершались для решения вопросов по уставной деятельности), то сумма НДС, предъявленная оператором, принимается к вычету либо учитывается в стоимости телефонной услуги в той пропорции, в которой услуги были использованы для выполнения операций по деятельности, подлежащей обложению НДС (освобожденной от обложения НДС) (п. 4 ст. 170 НК РФ). Здесь возникает вопрос о раздельном учете сумм НДС при совершении операций, как облагаемых, так и не облагаемых НДС.

Пример 1. Телефонная компания выставила бюджетному учреждению счет за оказанные ею услуги в январе 2009 г. на сумму 5310 руб., в том числе НДС - 810 руб. Услуги связи были оплачены бюджетным учреждением за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, операции по осуществлению которой подлежат обложению НДС. Услуги связи использовались в январе для ведения как уставной деятельности, так и приносящей доход деятельности, подлежащей обложению НДС. Кроме того, исходя из распечатки телефонных звонков выяснено, что со служебного телефона был совершен телефонный звонок в личных целях. Его стоимость - 826 руб., в том числе НДС - 126 руб., была компенсирована работником через кассу учреждения. Сумма бюджетных ассигнований за январь составила 1 750 000 руб. Выручка бюджетного учреждения от реализации услуг за этот месяц - 890 000 руб.
Определим пропорцию, согласно которой сумма НДС будет принята к вычету: 890 000 руб. / (1 750 000 + 890 000) руб. x 100 = 33 71%.
Рассчитаем сумму НДС, принимаемую к вычету: (810 - 126) руб. x 33,71% = 230,58 руб.

Является ли компенсация стоимости телефонных переговоров в личных целях доходом, получаемым организацией, подлежащим включению в налоговую базу по налогу на прибыль?

При исчислении налоговой базы по налогу на прибыль организации могут:
- принимать в расходы сумму затрат по услугам связи за минусом стоимости телефонных переговоров, совершенных сотрудниками в личных целях;
- учитывать в расходах общую сумму затрат по услугам связи, не вычитая из нее стоимость личных телефонных переговоров сотрудников.
В случае если организация при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль признала расходы по услугам связи за минусом стоимости личных переговоров своих сотрудников, компенсация стоимости переговоров, уплаченная сотрудниками, не является доходом организации, и вот почему. Согласно ст. 247 НК РФ объектом обложения налогом на прибыль организаций признается прибыль, полученная налогоплательщиком. Прибылью в целях применения гл. 25 "Налог на прибыль организаций" НК РФ являются полученные доходы, уменьшенные на величину произведенных расходов, которые также определяются в соответствии с гл. 25. Статьей 248 Кодекса установлено, что доходы организации - это доходы от реализации ею товаров (работ, услуг) и имущественных прав, а также внереализационные доходы. Как было определено выше, согласно ст. 39 НК РФ использование служебных телефонов в личных целях с последующей оплатой стоимости переговоров не является реализацией услуг организацией. Следовательно, внесенные сотрудниками денежные средства не признаются доходами организации от реализации услуг.
Несколько иная ситуация возникает, в случае если организация при исчислении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль учла в затратах всю стоимость телефонных переговоров, в том числе совершенных сотрудниками в личных целях. На этот счет Минфин дал разъяснения в Письме от 29.03.2006 N 03-03-04/1/297. В нем на вопрос о том, признаются ли доходами организации в целях налогообложения прибыли средства, поступающие в кассу от работников или удерживаемые из их зарплаты в возмещение расходов по произведенным указанными работниками телефонным переговорам, сказано следующее: данные средства для целей налогообложения прибыли признаются доходом организации и учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль в порядке, установленном гл. 25 НК РФ, в случае если расходы по оплате услуг связи ранее были учтены при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.
По мнению автора, признавать в качестве дохода сумму денежных средств, полученную в возмещение стоимости телефонных переговоров, следует только в том случае, если услуги телефонной связи были оплачены за счет средств от приносящей доход деятельности. При этом нужно учитывать нормы п. 3 ст. 321.1 НК РФ.
Если расходы по услугам связи производятся за счет бюджетных средств и телефонная связь используется в рамках уставной деятельности, внесенная работником плата за телефонный звонок, совершенный по междугороднему телефону в личных целях, не является доходом организации и не учитывается при исчислении налога на прибыль. Это следует из пп. 14 п. 1 ст. 251 НК РФ. В нем сказано, что при определении налоговой базы не признаются доходы в виде имущества, полученного налогоплательщиком в рамках целевого финансирования. К средствам целевого финансирования относятся в том числе средства бюджетов бюджетной системы РФ. К средствам бюджетов всех уровней, государственных внебюджетных фондов, выделяемым бюджетным учреждениям по смете доходов и расходов бюджетного учреждения, но не использованным по целевому назначению в течение налогового периода либо использованным не по целевому назначению, применяются нормы бюджетного законодательства РФ. Таким образом, средства, вносимые работниками в качестве компенсации стоимости телефонных переговоров в личных целях, можно рассматривать как средства бюджета, а они, в свою очередь, не учитываются при определении налоговой базы. Здесь также хотелось бы привести Письмо от 26.10.2006 N 02-14-10а/2851, в котором Минфин говорит о том, что денежные средства, внесенные сотрудником за междугородний звонок, который был оплачен бюджетной организацией с подстатьи 221 "Услуги связи" КОСГУ, следует считать восстановлением фактических и кассовых расходов учреждения по этой подстатье.

Бухгалтерский учет возмещаемой сотрудником
стоимости личных телефонных переговоров

Согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации РФ <2> расходы по услугам связи относятся на подстатью 221 "Услуги связи" КОСГУ. В бухучете они отражаются по бюджетной деятельности на счете 1 401 01 221 "Расходы на услуги связи", а по деятельности, приносящей доход, - 2 106 04 340 "Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)" <3>.
--------------------------------
<2> Утверждены Приказом Минфина России от 25.12.2008 N 145н.
<3> В статье приведены требования Инструкции по бюджетному учету, утвержденной Приказом Минфина России от 10.02.2006 N 25н. В настоящее время Минфином подготовлена новая Инструкция по бюджетному учету в редакции Приказа от 30.12.2008 N 148н, которая распространяется на правоотношения, возникшие с 01.01.2009. Приказ находится на регистрации в Минюсте и на момент издания журнала не прошел регистрацию.

Рассмотрим, как в бухгалтерском учете отражается компенсация сотрудниками организации стоимости расходов по услугам связи.
На практике нередко встречается следующая ситуация.

Пример 2. Бюджетное учреждение за счет средств бюджета в феврале 2009 г. оплатило счет телефонной компании за январь 2009 г. на сумму 7316 руб., в том числе НДС - 1116 руб. Согласно полученной распечатке телефонных переговоров сотрудник организации произвел междугородние звонки в личных целях. Их стоимость составляет 1416 руб., в том числе НДС - 216 руб. Стоимость распечатки телефонных переговоров - 200 руб., в том числе НДС - 30,51 руб. Сотрудник компенсировал расходы по произведенным им телефонным переговорам, внеся денежные средства в кассу учреждения.
В бухгалтерском учете данные операции будут отражены следующим образом:

         Содержание операции        	    Дебет   	   Кредит   	  Сумма,  
   руб.   	
Начислены расходы по услугам связи  	1 401 01 221	1 302 04 730	   7316   	
Оплачен счет телефонной компании    	1 302 04 830	1 304 05 221	   7316   	
Начислены расходы за полученную     
распечатку телефонных переговоров   	1 401 01 226	1 302 09 730	    200   	
Оплачена стоимость распечатки       
телефонных переговоров <*>	1 302 09 830	1 304 05 226	    200   	
Внесена работником в кассу          
учреждения компенсация стоимости    
произведенных им в личных целях     
переговоров                         	1 201 04 510	1 401 01 221	   1416   	
Сданы денежные средства на          
восстановление кассового расхода    	1 210 03 560	1 201 04 610	   1416   	
Восстановлен кассовый расход по     
услугам связи                       	1 304 05 221	1 210 03 660	   1416   	

--------------------------------
<*> Оплата стоимости телефонных переговоров может производиться не только безналичным путем, как это показано в примере, но и наличным. В этом случае подотчетное лицо организации вносит в кассу телефонной компании денежные средства за распечатку, а позже отчитывается за произведенные им расходы.

При оплате счета по услугам связи и внесении денежных средств в кассу учреждения возникает разрыв во времени, в течение которого возможна проверка. Контролирующие органы могут квалифицировать оплату за счет бюджетных ассигнований произведенных работниками личных переговоров как нецелевое использование бюджетных средств. Согласно ст. 15.14 КоАП РФ использование бюджетных средств их получателем на цели, не соответствующие условиям их получения, утвержденным бюджетом, бюджетной росписью, уведомлением о бюджетных ассигнованиях, сметой доходов и расходов либо иным документом, являющимся основанием для получения бюджетных средств, признается нецелевым их использованием, соответственно, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 4000 до 5000 руб., на юридические лица - от 40 000 до 50 000 руб. Выход из ситуации может быть следующим: первоначально получить через кассу учреждения денежные средства в качестве платы за произведенные со служебного телефона в личных целях переговоры, а затем произвести расчет с телефонной компанией.

Можно ли удерживать из заработной платы работника стоимость телефонных переговоров, совершенных им по личным вопросам?

Компенсация стоимости телефонных переговоров, как правило, вносится в кассу учреждения. Вариант удержания ее из заработной платы работника возможен. При этом следует учитывать два обстоятельства:
1) необходимо заявление работника, в котором выражено его согласие на удержание из его заработной платы данных сумм;
2) удержание должно производиться в части оплаты труда работника по приносящей доход деятельности, соответственно, организация должна оплачивать услуги связи за счет этих средств.
Почему удержание стоимости телефонных переговоров из заработной платы работника может осуществляться только в рамках приносящей доход деятельности, спросите вы. Дело в том, что если данную операцию производить в рамках уставной деятельности без решения суда, то необходимо через органы Казначейства (если лицевой счет бюджетного учреждения обслуживается этим органом) сделать "переброску" между подстатьями 211 "Заработная плата" и 221 "Услуги связи" КОСГУ, что, как вы сами понимаете, очень проблематично. Территориальные органы Федерального казначейства, как правило, этого не допускают. Если удержание с работника стоимости личных телефонных переговоров со служебных телефонов производится при наличии судебного решения (исполнительного листа), то органы Казначейства разрешают совершать данные операции.

Т.Обухова
Эксперт журнала
"Бюджетные учреждения:
ревизии и проверки
финансово-хозяйственной
деятельности"
Подписано в печать
19.02.2009