Документальное оформление списания ГСМ в воинских частях Минобороны

А. Нужин,
эксперт журнала "Силовые министерства и ведомства:
бухгалтерский учет и налогообложение"

Журнал "Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 11, ноябрь 2015 г.

Расходы на ГСМ имеют большой "удельный вес" в общей "массе" всех расходов в Вооруженных Силах РФ. Экономическое обоснование данного вида материальных расходов такое: без надлежащего снабжения топливом нормальное функционирование армии невозможно. От правильного оформления первичных документов во многом зависит признание контролирующими органами расходов в бюджетном учете при проведении ими проверок финансово-хозяйственной деятельности, вот почему так важно правильное документальное отражение списания ГСМ в войсках. В статье рассмотрен порядок оформления списания ГСМ в воинских частях Минобороны в соответствии с Приказом Министра обороны РФ N 139*(1).

Отметим, что для унифицированных систем документации Вооруженных Сил РФ выделены классы документации с 60-го по 79-й включительно, не приведенные в Общероссийском классификаторе управленческой документации (далее - ОКУД).
Регистрацию унифицированных форм документов этих систем осуществляет Генеральный штаб Вооруженных Сил РФ в установленном им порядке. В связи с вышеизложенным изменения в первичной учетной документации, внесенные Приказом Минфина РФ N 52н*(2), практически не сказались на документальном оформлении списания ГСМ в войсках. Данный приказ лишь частично затрагивает списание топлива и содержит незначительно измененный акт списания материальных запасов (ф. 0504230). Прочая первичная документация, применяемая в Вооруженных Силах РФ для списания топлива (класс 60 по ОКУД), не изменилась.

Акт о списании ГСМ с бухгалтерского учета

Списание с бухгалтерского учета израсходованного в воинских частях ГСМ производится по акту о списании материальных запасов (ф. 0504230). Форма акта утверждена Приказом Минфина РФ N 52н.
Акт применяется для оформления решения о списании материальных запасов*(3) и служит основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения выбытия со счетов бухгалтерского учета ГСМ.
В силу указаний, приведенных в Приказе Минфина РФ N 52н, в случае, если расходование материальных запасов производится на основании документов, утвержденных руководителем учреждения, эти документы прилагаются к акту о списании (ф. 0504230). Такими документами в воинских частях являются:
- путевые листы (ф. 6002208 и (или) 6002209);
- полетные листы, задания на полет (ф. 6002229 и (или) 6002235);
- рабочие листы агрегата (ф. 6002210);
- в установленных случаях - расшифровки о расходе масел, смазок и специальных жидкостей (ф. 6002232), расшифровки о расходе охлаждающей жидкости (ф. 6002233), расшифровки о расходе горючего и смазочных материалов (ф. 6002234).
Акт о списании (ф. 0504230) составляется комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов и утверждается руководителем учреждения.
Ниже мы рассмотрим порядок оформления документов, прилагаемых к акту о списании (ф. 0504230).

Путевые листы (ф. 6002208, 6002209)

Путевой лист легкового автомобиля (ф. 6002208) и путевой лист (ф. 6002209) используются при эксплуатации автомобильной техники (в том числе легковых автомобилей), а также специального оборудования с приводом от двигателя базового шасси.
Значимость данного документа обусловлена тем, что он является документом-основанием для определения экономии (перерасхода) горючего и смазочных материалов.
Путевой лист выписывается в автомобильной службе (технической части) воинской части на основании утвержденного наряда на использование машин. Он утверждается заместителем командира воинской части по вооружению (начальником автомобильной службы воинской части) и заверяется гербовой мастичной печатью воинской части. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152. К перечню обязательных реквизитов отнесены следующие сведения:
1) наименование и номер путевого листа;
2) сведения о сроке действия путевого листа;
3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
4) сведения о транспортном средстве;
5) сведения о водителе.
К числу дополнительных реквизитов можно отнести реквизиты, обусловленные спецификой деятельности воинской части, которые указываются в соответствии с нормативными актами Минобороны.
Дополнительно отметим, что при осуществлении перевозок грузов и пассажиров за плату на лицевой стороне путевого листа в правом верхнем углу ставится штамп "За плату", а при осуществлении централизованных перевозок материальных ценностей - штамп "Центроподвоз".
По общему правилу путевой лист выписывается на одни сутки. Однако в случае направления машин на боевое дежурство, учение или в длительную командировку - на срок выполнения задания; путевой лист выдается не более чем на 10 суток.
Обращаем внимание читателей, что бланки путевых листов являются бланками строгой отчетности. Они выдаются со склада в автомобильную службу (техническую часть) воинской части по требованию-накладной (п. 22 Приказа Министра обороны РФ N 450*(4)).
Полученные бланки путевых листов в автомобильной службе (технической части) воинской части пронумеровываются и до их выдачи в установленном порядке регистрируются в финансовом органе воинской части. Выдача путевых листов автомобильной службой (технической частью) производится по журналу учета движения путевых (полетных) листов (ф. 0345008). На случай выхода воинской части по тревоге путевые листы на машины выписываются и выдаются командиру подразделения заблаговременно. Испорченные бланки путевых листов погашаются и хранятся наравне с использованными путевыми листами. Отметим, что путевые листы хранятся в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
К вышесказанному добавим, что в целях уточнения выполняемого задания и определения конкретных маршрутов движения (перемещения) машины дополнительно к путевому листу выписывается маршрутный лист автомобиля (приложение 11 к Приказу Министра обороны РФ N 450). Водителю и старшему по машине запрещается отклоняться от маршрута, определенного в маршрутном листе автомобиля.
Маршрутный лист не выписывается на легковые автомобили, обеспечивающие служебную деятельность должностных лиц воинской части, машины дежурных сил, оперативных служб и дежурных средств.
Использованные и полностью оформленные маршрутные листы хранятся в автомобильной службе (технической части) и уничтожаются при составлении акта после проверки внутренней проверочной комиссией, назначенной командиром воинской части, за квартал, предшествующий истекшему периоду.

Полетный лист (ф. 6002229), задание на полет (ф. 6002235)

Полетный лист (ф. 6002229), задание на полет (ф. 6002235) являются основанием для выполнения экипажем полета и определения экономии (расхода сверх установленных норм) ГСМ по ним.
Полетный лист выписывается при производстве полетов по плану боевой подготовки (на основании плановой таблицы), облетах и в других случаях, требующих запуска двигателей. Он подписывается командиром воинской части, заверяется гербовой мастичной печатью и передается командиру экипажа под расписку в журнале учета движения путевых (полетных) листов (ф. 0345008).

Обратите внимание! Новый полетный лист (задание на полет) выдается только по возвращении оформленного полетного листа (задания на полет) за предыдущий вылет воздушного судна.

В целях осуществления контроля за движением путевых листов (ф. 6002208, 6002209), полетных листов (заданий на полет) (ф. 6002229, 6002235) применяется журнал учета движения путевых (полетных) листов (ф. 0345008).
Путевые и полетные листы (задания на полет) выдаются диспетчером или другим должностным лицом, установленным приказом командира воинской части, водителю (командиру экипажа) под расписку в журнале (ф. 0345008). После выполнения задания путевые и полетные листы (задания на полет) сдаются диспетчеру или другому уполномоченному должностному лицу, который передает их в установленном порядке в автомобильную (техническую, инженерно-авиационную) службу под расписку в журнале о приемке путевого или полетного листа (задания на полет).

Рабочий лист агрегата (ф. 6002210)

,Рабочий лист агрегата (ф. 6002210) применяется для учета работы двигателя стационарного (передвижного) агрегата (станции), теплового агрегата, силовой установки, специального оборудования с приводом от двигателя базового шасси, стиральной машины и иных аналогичных объектов основных средств. Он является учетным документом по расходу ГСМ, моющих средств, растворителей и иных материальных запасов.
Рабочий лист выписывается на период не более одного месяца в службе материально-технического обеспечения, занимающейся эксплуатацией агрегата (станции), и ведется в подразделении.
На оборотной стороне рабочего листа в графе 2 моторист (оператор) ежедневно записывает время (часы, минуты), отработанное двигателем агрегата (станции). В рабочем листе стиральной машины, химчистки в этой графе записывается количество обработанных материальных ценностей. Под заголовками "Получено материальных запасов, кг" (графы 6-8) и "Израсходовано материальных запасов, кг" (графы 9-11) указывается наименование вида материального запаса (топлива, моющих средств, растворителей и иных материальных запасов).
По истечении периода, на который выписан рабочий лист, подводятся итоги работы агрегата (станции) и определяется расход материальных запасов. Эти показатели с оборотной стороны листа переносятся в соответствующие графы на лицевую сторону, где выводятся остатки на конец периода, устанавливается экономия и перерасход материальных запасов.
Итоговые данные по работе агрегата (станции) и расход материальных запасов заверяются подписью командира подразделения (лица, ведающего эксплуатацией техники) воинской части.

Расшифровки по расходу ГСМ

К актам на списание ГСМ дополнительно прилагаются различные расшифровки. К ним относятся:
- расшифровка о расходе масел, смазок и специальных жидкостей (ф. 6002232). Данный документ применяется для оформления списания масел, смазок и специальных жидкостей, израсходованных при техническом обслуживании и ремонте вооружения и военной техники.
Достоверность сведений о пробеге (наработке), проведенном техническом обслуживании и ремонте заверяется подписью должностного лица, ведающего эксплуатацией соответствующих вооружения и военной техники;
- расшифровка о расходе охлаждающей жидкости (ф. 6002233). Применяется для оформления списания низкозамерзающей охлаждающей жидкости, израсходованной при доливе в систему охлаждения при эксплуатации вооружения и военной техники.
Достоверность сведений о количестве дней эксплуатации заверяется подписью должностного лица, ведающего эксплуатацией соответствующих вооружения и военной техники;
- расшифровка о расходе горючего и смазочных материалов (ф. 6002234). Применяется для оформления списания горючего с подразделения.
Достоверность сведений о пробеге (наработке) заверяется подписью должностного лица, ведающего эксплуатацией соответствующих вооружения и военной техники.

Обратите внимание! Количество ГСМ, указанное в графах с 5-й по 10-ю расшифровки (ф. 6002234), должно соответствовать записям:
- книги учета работы машин, расхода горючего и смазочных материалов (ф. 6002216);
- книги учета работы агрегата и расхода материальных запасов (ф. 6002230);
- книги учета работы воздушных судов и расхода топлива (ф. 6002231).

Книги учета по расходу ГСМ

На основании оформленных рабочих листов агрегатов (ф. 6002210), путевых листов (ф. 6002208, 6002209) и полетных листов, заданий на полет (ф. 6002229, 6002235) вносятся записи в книги по учету расхода ГСМ. К ним относятся:
- книга учета работы машин, расхода горючего и смазочных материалов (ф. 6002216). Данная книга используется для отражения работы машин, при этом для каждой из них отводятся отдельные листы, в которых производятся записи на основании оформленных путевых листов (в графы 3-14 заносятся соответствующие итоговые данные, взятые из них).
По истечении месяца итоговые данные о работе машин и расходе ГСМ показываются в строках "Всего за месяц", "В том числе по планам централизованного подвоза". При этом итоговые данные по экономии или расходу бензина (дизельного топлива) сверх установленной нормы приводятся в итоговой строке за прошедший месяц (период) как разница между суммарными данными граф 26 и 28 по горючему, 27 и 29 по маслам.
После внесения данных в книгу учета работы машин, расхода горючего и смазочных материалов, но не реже одного раза в неделю, полностью оформленные путевые листы вместе с маршрутными листами сдаются в автомобильную службу (техническую часть) воинской части;
- книга учета оборудования и расхода топлива в котельной (ф. 6002217). Применяется для учета оборудования и расхода топлива в котельной воинской части. Она заполняется начальником котельной (при отсутствии в штате должности начальника котельной - специально назначенным должностным лицом).
В разделе 1 ведется учет основного оборудования (котлов, водонагревателей, насосов, вентиляторов, электромоторов, фильтров и др.) на основании формуляров (паспортов) и технических описаний, а также данных книги, которая велась ранее.
При заполнении разд. 2 в графах 12 и 13 записываются характеристика и количество топлива, отпущенное дежурной смене операторов (кочегаров);
- книга учета работы агрегата и расхода материальных запасов (ф. 6002230). В данной книге для каждого используемого в работе двигателя стационарного (передвижного) агрегата (станции), теплового агрегата, силовой установки, специального оборудования с приводом от двигателя базового шасси, стиральной машины и иного аналогичного объекта основных средств отводятся отдельные листы, записи в которых производятся на основании рабочих листов агрегата (ф. 6002210).
При расходовании показателей по двум сортам ГСМ учетные данные по второму сорту записываются в виде знаменателя в графах 9-29.
По истечении месяца итоговые данные о работе агрегата (станции) и расходе материальных запасов показываются в строке "Всего за месяц". При этом итоговые данные по экономии или расходу сверх установленной нормы приводятся в итоговой строке за прошедший месяц (период) как разница между суммарными данными по соответствующим наименованиям материальных запасов. Например, по бензину - разница между суммарными данными граф 24 и 27, по иным материальным запасам - разница граф 25 и 28 и граф 27 и 29 соответственно;
- книга учета работы воздушных судов и расхода топлива (ф. 6002231). Ведется инженерно-авиационной службой воинской части.
Для каждого эксплуатируемого воздушного судна отводятся отдельные листы, в которых на основании оформленных полетных листов, заданий на полет (ф. 6002229, 6002235) и формуляров производятся записи о наработке двигателей и об израсходованном горючем.

* * *

В заключение отметим следующее. В силу ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ*(5) и п. 7 Инструкции N 157н*(6) все хозяйственные операции в воинских частях, являющихся государственными учреждениями, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Таким образом, списание ГСМ должно осуществлять по акту о списании материальных запасов (ф. 0504230), данные из которого подтверждены первичными учетными документами (путевыми листами, полетными листами (заданиями на полет), рабочими листами агрегата и т.д.).
Невыполнение данного требования расценивается контрольным органом как нарушение законодательства РФ.

─────────────────────────────────────────────────────────────────────────
*(1) Приказ Министра обороны РФ от 28.03.2008 N 139 "О формах документов, используемых в финансово-хозяйственной деятельности Вооруженных Сил Российской Федерации".
*(2) Приказ Минфина РФ от 30.03.2015 N 52н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению".
*(3) От автора: за исключением ценных подарков, выданных для награждения военнослужащих (лиц гражданского персонала), и материальных запасов, подлежащих списанию.
*(4) Приказ Министра обороны РФ от 29.12.2004 N 450 "О порядке использования автомобильной техники в Вооруженных Силах Российской Федерации в мирное время".
*(5) Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".
*(6) Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н.