"Аюдар Пресс", 2009

РЕВИЗИИ И ПРОВЕРКИ БЮДЖЕТНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ.
ЧТО ДОЛЖЕН ЗНАТЬ БУХГАЛТЕР?

Под общей редакцией Ю.А.Васильева
(извлечения)
ПРИНЯТЫЕ СОКРАЩЕНИЯ

Инструкция N 25н - Инструкция по бюджетному учету, утвержденная Приказом Минфина России от 10.02.2006 N 25н.
Инструкция N 148н - Инструкция по бюджетному учету, утвержденная Приказом Минфина России от 30.12.2008 N 148н.
Указания о порядке применения бюджетной классификации - Указания о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденные Приказом Минфина России от 25.12.2008 N 145н.
Положение о порядке исчисления средней заработной платы - Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 "Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы".
Положение о порядке исчисления средней заработной платы - Постановление Правительства РФ от 11.04.2003 N 213 "Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы".
Постановление Правительства РФ N 987 - Постановление Правительства РФ от 24.12.2008 N 987 "О мерах по реализации Федерального закона "О федеральном бюджете на 2009 год и на плановый период 2010 и 2011 годов".
Порядок ведения кассовых операций - Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40.
Методические рекомендации по применению КОСГУ - Методические рекомендации по применению классификации операций сектора государственного управления, Приложение к Письму Минфина России от 21.07.2009 N 02-05-10/2931.
Закон о государственных закупках - Федеральный закон от 21.07.2005 N 94-ФЗ "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд".
Закон о бухгалтерском учете - Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".
Закон о федеральном бюджете на 2009 год и на плановый период 2010 и 2011 годов - Федеральный закон от 24.11.2008 N 204-ФЗ "О федеральном бюджете на 2009 год и на плановый период 2010 и 2011 годов".
Рекомендации N АФ-100/03 - Рекомендации по применению законодательства РФ при осуществлении выплаты вознаграждения за выполнение функций классного руководителя педагогическим работникам общеобразовательных учреждений, доведенные Письмом Минобрнауки России от 25.04.2006 N АФ-100/03.
Федеральный закон N 213-ФЗ - Федеральный закон от 24.07.2009 N 213-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования".
Федеральный закон N 212-ФЗ - Федеральный закон от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования".
Федеральный закон N 255-ФЗ - Федеральный закон от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством".

1.3. Положение о документообороте

Положение о документообороте является одним из основных приложений к учетной политике учреждения, дополняющим положение о внутреннем контроле. В ходе любой проверки у бухгалтера учреждения в первую очередь запрашиваются документы. От того, насколько своевременно и в каком объеме они будут представлены, во многом зависит результат контрольных мероприятий, проводимых в бюджетном учреждении. В этом бухгалтеру может помочь грамотно организованная система документооборота.

1.3.1. Система документооборота учреждения

Документооборот - это движение документов с момента их создания или получения до момента завершения исполнения и отправки (ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденный Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28). Организация документооборота подразумевает установление правил управления, в соответствии с которыми происходит движение документов. В этом плане документооборот имеет схожие признаки с делопроизводством, которое представляет собой комплекс мероприятий, охватывающих организацию перемещения (движения) документов согласно графику, контроль их исполнения, оперативное и последующее хранение бухгалтерских документов в архиве в течение установленных сроков.

                       ┌─────────────────────────────┐
           ┌───────────┤  Основные элементы системы  ├─────────┐
           │           │ документооборота учреждения │         │
           │           └──────────┬──┬──┬────────────┘         │
┌──────────┴──────────┐           │  │  │            ┌─────────┴──────────┐
│ Первичные документы │ ┌─────────┘  │  └──────────┐ │ Хранение документов│
└─────────────────────┘ │            │             │ └────────────────────┘
┌───────────────────────┴┐  ┌────────┴─────────┐  ┌┴──────────────────────┐
│    Учетные регистры    │  │      График      │  │     Бухгалтерская     │
│                        │  │ документооборота │  │ и налоговая отчетность│
└────────────────────────┘  └──────────────────┘  └───────────────────────┘

Рекомендации по каждому элементу системы документооборота содержатся в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР от 29.07.1983 N 105 (далее - Положение о документах и документообороте).

1.3.2. Первичные документы учреждения

Все хозяйственные операции, проводимые учреждениями, финансовыми органами, органами казначейства, оформляются первичными документами. Бухгалтерия имеет дело с теми документами, которые включают измерители хозяйственной операции в стоимостном выражении. Их можно разделить на три основные группы: учетная бухгалтерская документация (по учету активов и обязательств), организационно-правовая (учетная политика, план счетов, регистры, положение о службах и подразделениях) и отчетная (балансы, налоговые отчеты и декларации, документы и отчеты о проведении проверок, ревизий).
Формы первичных учетных документов для бюджетных учреждений приведены в Приложении 2 к Инструкции N 148н. В названном Приложении учетные документы учреждения разделены на две группы по соответствующим классам Общероссийского классификатора управленческой документации ОК 011-93, утвержденного Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299:
- класс 03 "Унифицированная система первичной учетной документации";
- класс 05 "Унифицированная система бюджетной финансовой, учетной и отчетной документации".
В группу класса 03 входит документация по учету основных средств (акты о приеме, передаче, списании основных средств), ведению кассовых операций (приходные, расходные ордера), учету материалов (акт о приемке, накладная на отпуск) и учету работы автотранспорта (путевые листы на различные авто).
В группу класса 05 входят документы с бюджетной спецификой, такие как акты о списании мягкого и хозяйственного инвентаря, литературы, бланков строгой отчетности, уведомление о лимитах бюджетных обязательств, уведомление по расчетам между бюджетами и прочие бюджетные документы.
Положение о документах и документообороте содержит прямое требование об обязательной проверке документов, поступающих в бухгалтерию. Документы проверяются как по форме (полнота и правильность заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей). В остальном требования к первичным документам неизменны. Они составляются на типовых утвержденных бланках, а при их отсутствии - по самостоятельно разработанным формам с указанием всех обязательных реквизитов.
Для учреждений конкретных сфер бюджетной деятельности есть отдельные рекомендации по формам документов. Так, для учреждений Вооруженных Сил РФ, осуществляющих финансово-хозяйственную деятельность, унифицированные бланки приведены в Приказе Министра обороны РФ от 28.03.2008 N 139. Учреждения государственных и муниципальных органов исполнительной власти в этих целях могут руководствоваться Приказом Минкультуры России от 08.11.2005 N 536. Если для оформления операции не предусмотрено формы первичного документа, то бухгалтер вправе воспользоваться справкой, предназначенной для отражения совершаемых при исполнении бюджета и кассовом обслуживании дополнительных операций, не требующих документов от плательщиков и получателей средств бюджетов. На основании справки производятся записи по прочим операциям, в том числе связанные с исправлением ошибок в журналах операций, исходя из которых заполняется главная книга.
Полным и правильным оформлением первичных документов пренебрегать не стоит, так как они подтверждают данные бухгалтерского учета и составляемой отчетности.

1.3.3. Учетные регистры учреждения

В регистрах бюджетного учета из документов накапливается информация о совершаемых учреждениями хозяйственных операциях. Все регистры, применяемые учреждением, можно разделить на две группы, которые представлены в таблице.

Регистры аналитического  
учета           	Регистры синтетического учета        	
Данные регистры содержат   
обязательные реквизиты и   
показатели, приведенные    
в Приложении 3 к Инструкции
N 148н. Среди них:         
- карточки, оборотные и    
накопительные ведомости;   
- книги регистрации и      
аналитического учета,      
реестры;                   
- ведомости учета,         
инвентаризационные описи   	В данных регистрах обобщается информация     
регистров аналитического учета и первичных   
документов. Среди них:                       
- журнал операций по счету "Касса";          
- журнал операций с безналичными денежными   
средствами;                                  
- журнал операций расчетов с подотчетными    
лицами;                                      
- журнал операций расчетов с поставщиками    
и подрядчиками;                              
- журнал операций расчетов с дебиторами      
по доходам;                                  
- журнал операций расчетов по оплате труда;  
- журнал операций по выбытию и перемещению   
нефинансовых активов;                        
- журнал по прочим операциям;                
- главная книга                              	

Учреждение может автоматизировать бюджетный учет на основании единого взаимосвязанного технологического процесса обработки первичных учетных документов и отражения операций по регистрам и разделам Плана счетов бюджетного учета. Не запрещается исходя из специфики бюджетного учета того или иного учреждения вносить в регистры бюджетного учета дополнительные реквизиты и показатели. Кроме того, форматы регистров бюджетного учета носят рекомендательный характер и при необходимости могут быть изменены, за исключением удаления из них отдельных реквизитов, что, как было сказано выше, не допускается. Формы регистров, порядок их заполнения и обработки, в том числе в условиях автоматизированного учета, определяются учреждением самостоятельно таким образом, чтобы информацию можно было сгруппировать для составления бюджетной отчетности.

1.3.4. График документооборота учреждения

График документооборота регламентирует движение первичных учетных документов в бухгалтерском учете (создание или получение, принятие к учету, обработка, передача в архив). Назначение графика заключается в минимизации материальных и временных затрат на обработку бухгалтерских документов, создании оптимальных условий для работы с ними и в конечном счете в повышении эффективности деятельности бухгалтерской службы бюджетного учреждения в целом.
Грамотно составленный график позволяет упорядочить движение документов в бюджетном учреждении и обеспечить своевременное получение документов бухгалтерской службой, их учет и хранение. В графике должны быть установлены сроки движения документов по основным этапам: создание (передача), проверка (обработка), хранение.
График документооборота может быть составлен как в виде схемы, так и в виде таблицы (одна из форм таблицы приведена в Положении о документах и документообороте). Преимущество схемы перед таблицей заключается в том, что в ней можно указать не только документы и ответственных за их составление лиц, но и движение документов как в целом по учреждению, так и по его отдельным структурным подразделениям. Однако составить график в виде схемы сложнее, чем в форме таблицы, поэтому бухгалтеру предстоит выбрать, какому варианту отдать предпочтение. Наиболее простой вариант графика документооборота, составленного в форме таблицы, представляет собой сводный перечень операций по обработке бухгалтерских документов с указанием их исполнителей, порядка взаимодействия.

Наименование
документа 	Составление документа 	Обработка документа    	Передача в архив   	
	ответственное
лицо    	срок   
исполнения	ответственное
лицо    	срок    
обработки  	ответственное
лицо    	срок  
передачи	
Бланки   
строгой  
отчетности 	
Бухгалтер- 
кассир   	
Ежедневно	
Бухгалтер  	
Ежедневно  	
Бухгалтер  	По   
истечении
отчетного
периода 	

Авансовые 
отчеты   	
Подотчетные 
лица    	Не позднее
трех   
рабочих 
дней   	
Бухгалтер  	
По     
представлению	
Бухгалтер  	По   
истечении
отчетного
периода 	

Кассовые  
документы 	
Бухгалтер- 
кассир   	
Ежедневно	
Бухгалтер  	
Ежедневно  	
Бухгалтер  	По   
истечении
отчетного
периода 	

С графиком документооборота целесообразно ознакомить под расписку всех должностных лиц, ответственных за составление и представление тех или иных документов в установленные сроки. Он должен соблюдаться всеми лицами, ответственными за составление и обработку документов. Ознакомление с графиком документооборота работников учреждения осуществляется посредством доведения до них отдельных выписок, в которых перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности конкретного исполнителя, сроки их представления и подразделения учреждения, в которые они представляются. Ответственность за соблюдение графика несут все указанные в нем сотрудники. Контроль осуществляет главный бухгалтер, который для большей уверенности в том, что его не подведут, может предусмотреть обязанности по соблюдению графика документооборота в должностных инструкциях работников.

1.3.5. Правила хранения документов учреждения

В целях ограничения доступа к информации и защиты от несанкционированного использования документы следует хранить не более срока, в течение которого они могут понадобиться, а затем - сдать в архив на хранение.
В системе документооборота необходимо предусмотреть другие сроки, в пределах которых документы передаются в архив учреждения, а также порядок их хранения. Для этого учреждение может воспользоваться Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, и Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Главархивом СССР 15.08.1988). Может пригодиться Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000).
В таблице указаны сроки хранения отдельных документов бюджетного учреждения.

Документы бюджетного учреждения                	Срок  
хранения	
Утвержденный бюджетным учреждением План счетов                  	

5 лет 	
Учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработанные  
таблицы, оборотные ведомости)                                   		
Первичные документы (кассовые и банковские документы, корешки   
трудовых книжек, ордера, табели, извещения банков, акты о       
приеме, сдаче, списании имущества и материалов, счета-фактуры,  
накладные и авансовые отчеты)                                   		
Бухгалтерские отчеты (балансы и отчеты, пояснительные записки)  		
Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов          	4 года