Статья: Расходы на содержание и эксплуатацию автотранспорта учреждения. Как избежать ошибок? (Начало)
(Сильвестрова Т.)
("Бюджетные учреждения: ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности", 2008, N 6)
	
Документ предоставлен КонсультантПлюс

www.consultant.ru

Дата сохранения: 05.02.2014

"Бюджетные учреждения: ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности", 2008, N 6

РАСХОДЫ НА СОДЕРЖАНИЕ И ЭКСПЛУАТАЦИЮ
АВТОТРАНСПОРТА УЧРЕЖДЕНИЯ. КАК ИЗБЕЖАТЬ ОШИБОК?

Условно все расходы на содержание автотранспорта можно разделить на затраты по оплате:
- горюче-смазочных материалов (ГСМ) для заправки автомобиля;
- ремонта автотранспорта;
- платной стоянки, если учреждение не имеет собственного гаража.
В статье автор рассматривает наиболее характерные ошибки, допускаемые бюджетными учреждениями при оплате расходов на содержание автотранспорта.

Автотранспортное средство не может эксплуатироваться без ГСМ. Эти материалы могут быть приобретены:
- через подотчетных лиц;
- безналичным путем;
- в рамках централизованного снабжения.
Согласно требованиям Федерального закона от 21.07.2005 N 94-ФЗ "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд" (далее - Закон N 94-ФЗ) приобретение ГСМ осуществляется путем проведения торгов, причем оплата поставщику, как правило, производится безналичным путем. В этом случае комиссия проверяет правильность проведения торгов (соответствие торгов требованиям Закона N 94-ФЗ) <1>.
--------------------------------
<1> От редакции. В следующих номерах журнала будут рассмотрены типичные ошибки, встречающиеся при размещении государственного (муниципального) заказа, поэтому в данной статье этот вопрос мы не освещаем.

Списание горюче-смазочных материалов

Списание ГСМ производится согласно заполненным путевым листам. Контрольные органы при проверке правильности списания ГСМ обращают внимание на следующие моменты.

Проверка оформления путевого листа

Применяемая в организации форма путевого листа. Нередко организации вменяется в нарушение законодательства применение неунифицированной формы путевого листа. Обратившись к нормам закона, можно прийти к выводу, что это замечание необоснованно. Объясним почему.
В соответствии со ст. 9 Закона о бухгалтерском учете <2> все хозяйственные операции в бухучете оформляются первичными учетными документами. Для того чтобы документ был принят к учету в качестве подтверждения хозяйственной операции, он должен быть составлен по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте" (далее - Постановление N 78) утверждена форма путевого листа. Однако она разработана для автомобильных организаций. Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина в Письме от 03.02.2006 N 03-03-04/2/23 (далее - Письмо N 03-03-04/2/23) разъяснил, что форма путевых листов, утвержденная Постановлением N 78, распространяется на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в том числе служебных, автомобилей, специализированных и такси), и носит обязательный характер только для автотранспортных организаций.
--------------------------------
<2> Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Остальные учреждения вправе разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы в виде оплаты ГСМ, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете.
Период, на который выдается путевой лист. Руководствуясь мнением Росстата, изложенным в Письме от 03.02.2005 N ИУ-09-22/257, контрольные органы вменяют в нарушение, если путевой лист выдается водителю на период, превышающий один день или смену (исключение составляет направление водителя на машине в командировку в течение более одних суток (смены)).
Однако Минфин в своем Письме от 03.02.2006 N 03-03-04/2/23 придерживается мнения, что, в случае если еженедельное (ежемесячное) составление путевого листа позволяет организовать учет отработанного времени, расхода ГСМ, путевой лист может составляться на этот срок. Правильно оформленный путевой лист, даже если он составлен на неделю (месяц), также подтверждает расходы налогоплательщика на ГСМ. Заметим, что данное в Письме разъяснение касается налогового учета. Относительно заполнения путевых листов в рамках уставной деятельности бюджетных учреждений Минфин рекомендаций не дает.
Во избежание проблем с проверяющими органами рекомендуем составлять путевой лист на день.
Заполнение путевых листов. Перед проверкой правильности заполнения путевых листов проверяющий сверяет фактическое количество наезженных автомобилем километров по данным спидометра с показателем, указанным на последнем путевом листе водителя. Если они не совпадают, то это вносится в акт проведения проверки.
Далее контрольные органы проверяют заполнение раздела "Движение горючего". Он заполняется исходя из фактических затрат, показателей приборов и нормы расхода бензина на 100 км пробега. В случае если водитель приобрел бензин за наличные денежные средства, выданные ему в подотчет, сведения о количестве приобретенных ГСМ, отраженные по графе "Выдано по заправочному листу N" путевого листа, проверяющие сверяют с количеством, указанным в контрольно-кассовых чеках АЗС, приложенных к авансовому отчету водителя и подтверждающих заправку автомобиля бензином в этот день.
Часто при определении расхода бензина по норме и фактически бухгалтеры прибегают к правилам округления. Например, если по норме и фактически было израсходовано 4,6 или 9,2 л бензина, то в путевом листе следует указывать именно эти цифры, а не 5 и 8 л, поскольку в этом случае округление приводит к значительному отклонению от фактических показателей расхода бензина. Проверяющие незамедлительно отметят этот факт как нарушение и зафиксируют его в акте. Исходя из практики проверок применение правил округления допустимо только при списании расхода бензина за месяц, а не по каждому путевому листу.
Вместо "живой" подписи лица, использовавшего автомобиль, в графе путевого лица "Подпись лица, пользовавшегося автомобилем" бухгалтером ставится факсимильное ее воспроизведение, что недопустимо, и контрольные органы отмечают это как нарушение. В качестве правомерности своей позиции они ссылаются на ст. 9 Закона о бухгалтерском учете. Согласно ее нормам в первичном документе должна стоять личная подпись лица, пользующегося автотранспортом, а не факсимильное ее воспроизведение.
Еще одним нарушением, которое часто выявляют при проверке заполнения путевых листов, является проставление лицом, эксплуатирующим автомобиль, своей подписи один раз внизу путевого листа, несмотря на то что автомобиль в течение дня эксплуатировался в несколько пунктов. Этот факт контрольные органы тоже вменяют в нарушение, ссылаясь на ст. 9 Закона о бухгалтерском учете. В соответствии с нормами данной статьи в первичном документе должны быть заполнены все имеющиеся у него графы. В данном случае это требование не выполняется.
Следующее нарушение, на которое хотелось бы обратить внимание, - отсутствие на оборотной стороне путевого листа конкретных пунктов назначения (следования) автомобиля. Вместо этого водитель делает такую запись: "Поездки по городу" или "Езда по городу". Контролирующие органы также при проверке путевых листов квалифицируют это как нарушение, поскольку отсутствие данных о маршруте следования не позволяет судить о том, была ли автомашина использована именно в служебных целях. Эта информация является обязательной, поскольку отражает содержание хозяйственной операции. Поэтому такие записи в путевом листе, как "поездки по городу", "езда по городу" или "по заданию организации", не подтверждают производственный характер расходов учреждения (Письмо Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129).
Последнее из нарушений, на котором мы остановимся, - отсутствие на путевом листе отметки о прохождении водителем медосмотра. Контрольные органы, руководствуясь Письмом Минздрава России и Минтранса России от 21.08.2003 N 2510/9468-03-32 "О предрейсовых медицинских осмотрах водителей транспортных средств" (далее - Письмо N 2510/9468-03-32), отсутствие отметки квалифицируют как нарушение. Из данного Письма следует, что в каждой организации, имеющей автотранспорт, необходимо проводить предрейсовые медицинские осмотры водителей автотранспортных средств. Статьей 20 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ "О безопасности дорожного движения" установлено, что все юридические лица и индивидуальные предприниматели обязаны организовать предрейсовые медицинские осмотры водителей. Результаты такого осмотра вносятся в журнал (Письмо N 2510/9468-03-32). В нем записываются фамилия, имя, отчество, возраст, место работы водителя, дата и время проведения осмотра, заключение, принятые меры, фамилия и инициалы медицинского работника.
Только после осмотра водителя и при отсутствии жалоб, объективных признаков заболеваний, нарушений функционального состояния организма, признаков употребления спиртных напитков, наркотических и других психоактивных веществ, нарушений режима труда и отдыха водитель допускается к работе, на путевой лист ставится штамп, в котором указываются дата и точное время прохождения медицинского осмотра, фамилия, инициалы и подпись медицинского работника, проводившего обследование. Штамп не ставится в случаях выявления симптомов заболевания, нахождения водителя в нетрезвом состоянии. При этом все результаты предрейсового осмотра должны быть зафиксированы в журнале осмотров.
Согласно п. 1.4 Типового положения, приведенного в Письме N 2510/9468-03-32, предрейсовые медосмотры проводятся только персоналом, имеющим соответствующий сертификат, а также медицинским учреждением при наличии соответствующей лицензии. Данный порядок основан на требованиях Приказа Министерства здравоохранения РФ от 26.07.2002 N 238 "Об организации лицензирования медицинской деятельности", в котором предрейсовый медицинский осмотр рассматривается как вид медицинской деятельности, подлежащий обязательному лицензированию в соответствии с Федеральным законом от 08.08.2001 N 128-ФЗ "О лицензировании отдельных видов деятельности" и Постановлением Правительства РФ от 04.07.2002 N 499 "Об утверждении Положения о лицензировании медицинской деятельности".

Проверка правильности списания бензинового
и дизельного топлива

При проверке правильности списания ГСМ контрольные органы обращают внимание на пробег автомобиля и его обоснованность, расчет расхода ГСМ. При заполнении графы "Расход по норме" до 01.01.2008 следовало руководствоваться Нормами расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте N Р 3112194-0366-03, утвержденными Минтрансом России, Департаментом автотранспорта, Федеральным государственным унитарным предприятием "Государственный научно-исследовательский институт". После указанной даты нормы расхода топлив и смазочных материалов определяются в соответствии с Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р "О введении в действие Методических рекомендаций "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте" <3>. Поскольку ревизоры проверяют предыдущие периоды, в 2008 г. их будет интересовать правильность списания ГСМ в соответствии с Нормами расхода топлива и смазочных материалов, действовавшими до 01.01.2008.
--------------------------------
<3> Данный документ вступает в силу по истечении 10 дней со дня его опубликования в официальном издании, которыми являются "Российская газета", "Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", "Собрание законодательства Российской Федерации" и другие. Этот документ был опубликован в журнале "Документы и комментарии", который не является официальным изданием. В самом нормативном акте не указано, с какого числа данные Нормы вступают в силу. Поскольку в период с 01.01.2008 по 14.03.2008 не было нормативного акта, утверждающего нормы расхода ГСМ, и организации использовали внутренний документ, разработанный ими самостоятельно на основе ранее действовавших норм, полагаем, что применять новые Нормы следует с 14.03.2008. Если по этому поводу будут выпущены разъяснения Минфина России, вы узнаете об этом со страниц нашего журнала.

Данным документом руководствуются все организации любой формы собственности. Для каждой марки автомобиля ими установлена базовая норма расхода топлива исходя из расчета на 100 км пробега, утверждены надбавки к нормам расхода топлива по эксплуатации автомобиля в зимнее время и езде в горной местности, по дорогам со сложным планом и закруглениями, по городу (поселкам городского типа) при наличии светофоров и знаков дорожного движения.

Примечание. По надбавкам Нормами расхода топлива и смазочных материалов установлено только их предельное значение, поэтому каждое учреждение самостоятельно должно определить размер соответствующей надбавки, который закрепляется в приказе руководителя. Контролирующие органы при проверке правильности указания нормы расхода топлива в путевом листе сверяют их с нормами, утвержденными этим приказом.

Согласно Нормам расхода топлива и смазочных материалов организации вправе применять надбавки, увеличивающие норматив расхода топлива, при этом учитываются следующие обстоятельства:
1) время года. Норма расхода топлива и смазочных средств в зимнее время увеличивается с 5 до 20%. В Приложении 2 к Нормам расхода топлива и смазочных материалов установлена предельная величина зимних надбавок по каждому региону, а также указано, в каком регионе какие месяцы считаются зимними. Исходя из Приложения 2 к названным Нормам по учреждению издается приказ, устанавливающий размер нормы, применяемый в организации в зимнее время. Она может быть ниже или равна предельной. Например, организация в Белгородской области может установить зимнюю надбавку в размере, не превышающем 7% нормы расхода топлива по соответствующему транспортному средству;
2) работа автотранспорта на дорогах общего пользования (I, II и III категорий) со сложным планом, вне пределов городов и пригородных зон, где в среднем на 1 км пути имеется более пяти закруглений (поворотов) радиусом менее 40 м (то есть на 100 км пути не менее 500). В этом случае размер надбавки не может превышать 10%;
3) работа автотранспорта в городах с определенной плотностью населения. Чем выше плотность населения, тем больше надбавка к норме расхода топлива. Так, если плотность населения превышает 3 млн человек, размер надбавки, которую может установить организация, составляет до 25%, от 1 до 3 млн человек - до 20% и т.д. Причем в случае, когда автотранспорт эксплуатируется в пригородной зоне вне границы города, поправочные (городские) коэффициенты не применяются;
4) обкатка новых автомобилей. При пробеге первой тысячи километров новыми автомобилями (обкатке) и автомобилями, вышедшими из капитального ремонта, а также при централизованном перегоне таких автомобилей своим ходом в одиночном состоянии предполагается надбавка в размере до 10%, при перегоне автомобилей в спаренном состоянии - до 15%, в строенном - до 20%.
Помимо надбавок, увеличивающих норму расхода топлива, в ряде случаев эта норма может снижаться, например при работе на дорогах общего пользования I, II и III категорий за пределами пригородной зоны на равнинной слабохолмистой местности (высота над уровнем моря до 300 м). В этом случае она может быть уменьшена не более чем на 15%.
Часто одновременно применяется несколько надбавок (зимняя, надбавка за езду по городу с соответствующей плотностью населения, надбавка в связи с обкаткой автомобиля и т.д.). В этом случае норма расхода топлива устанавливается с учетом суммы или разности этих надбавок.
Показатели в графах "Расход по норме" и "Расход фактически" путевого листа обычно равны. В случае если расход по норме превышает расход фактический, списание бензина производится по его фактическому расходованию. Если расход фактический превышает расход бензина по норме, то бензин списывается по норме.
При проверке правильности списания ГСМ ревизоры используют:
- путевые листы;
- авансовые отчеты, в случае если бензин приобретался за наличные денежные средства; если же заправка автомобиля производилась по талонам - Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003) (п. 97 Инструкции N 25н);
- приказы руководителя учреждения, утверждающие:
а) лимит километража пробега автомобиля;
б) норму расхода топлива в зависимости от марки, модели и модификации автомобиля;
в) размер надбавок к норме расхода топлива в соответствии с Нормами расхода топлива и смазочных материалов;
г) зимний и летний периоды в соответствии с районом, в котором эксплуатируется автомобиль;
д) направление работника в командировку на служебном автомобиле;
- Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230) (при списании масел, тормозных жидкостей, тосола и т.д.).
В частности, проверяется:
1) не превышен ли лимит километража пробега автомобиля за месяц. Поясним: с целью рационального и эффективного использования бюджетных ассигнований и средств, полученных в рамках приносящей доход деятельности, в организации приказом руководителя может быть установлен месячный лимит пробега по каждому автомобилю. Списание ГСМ производится по норме и в пределах установленного лимита месячного пробега автомобиля. В случае превышения установленного лимита без уважительной причины, которой может быть, например, командировка, подтвержденная документально, бухгалтер при расчете расхода бензина использует лимит. При этом следует учитывать, что в данном случае одного приказа о направлении работника в командировку на служебном автомобиле будет недостаточно, необходима еще виза руководителя, свидетельствующая о том, что он не против превышения лимита километража данного автомобиля;
2) соответствие применяемых надбавок к нормам расхода топлива, утвержденным приказом (приказами) руководителя, тем, которые использовались при расчете нормативного расхода топлива;
3) соответствие заправок, указанных в путевых листах, кассовым документам на заправку автомобиля (в случае если бензин приобретался за наличный расчет).
Далее расчетным путем определяется нормативный расход топлива по данному автомобилю с учетом проделанного километража.

Примечание. Если согласно путевому листу автомобиль следовал из одного населенного пункта в другой, ревизорами проверяется правильность указания расстояния между ними. Для этого они используют справочник.

Проверка списания смазочных средств

Списание смазочных средств (масел, тормозных жидкостей, тосола и др.) производится также по норме соответствующей марки (модели) автомобиля, в котором они будут использоваться, чем нередко пренебрегают бухгалтеры. Исходя из Приложения 1 к Нормам расхода топлива и смазочных материалов нормы эксплуатационного расхода смазочных средств (с учетом замены и текущих дозаправок) установлены из расчета на 100 л от общего расхода топлива, рассчитанного по нормам для данного автомобиля, причем нормы расхода масел установлены в литрах, нормы расхода смазок - в килограммах.
Для автомобилей, прошедших капитальный ремонт и находящихся в эксплуатации более пяти лет, нормы расхода масел увеличиваются до 20%. Расход смазочных материалов при капитальном ремонте агрегатов автомобилей устанавливается в количестве, равном одной заправочной емкости системы смазки данного агрегата. Расход тормозных, охлаждающих и других рабочих жидкостей определяется в количестве и объеме заправок и дозаправок на один автомобиль в соответствии с рекомендациями заводов-изготовителей, инструкциями по эксплуатации и т.п.
В таблице названного выше Приложения приведены предельные значения норм эксплуатационного расхода смазочных материалов. Точные нормы расхода смазочных средств в установленных законодательством пределах утверждаются приказом руководителя.

Примечание. Ревизоры проверяют правильность списания масел, тормозных жидкостей путем сопоставления сведений путевых листов (в них указан пробег автомобиля за период) с актом на списание ГСМ.

(Окончание см. "Бюджетные учреждения: ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности", 2008, N 7)

Т.Сильвестрова
Зам. главного редактора журнала
"Бюджетные организации:
бухгалтерский учет
и налогообложение"
Подписано в печать
26.05.2008