Статья: Инвентаризация. Излишки и недостачи: отражаем правильно (Начало)
(Беляев А.)
("Бюджетные учреждения: ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности", 2008, N 11)
	
Документ предоставлен КонсультантПлюс

www.consultant.ru

Дата сохранения: 05.02.2014

"Бюджетные учреждения: ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности", 2008, N 11

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ. ИЗЛИШКИ И НЕДОСТАЧИ: ОТРАЖАЕМ ПРАВИЛЬНО

Порядок проведения инвентаризации в бюджетных учреждениях регулируется Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (далее - Методические указания). Инвентаризации подлежит все имущество (независимо от его местонахождения), все виды финансовых активов и обязательств. Кроме того, инвентаризация проводится в отношении других видов имущества, не принадлежащих учреждению, но числящихся в учете (аренде). В процессе ее проведения нередко обнаруживаются такие нарушения, как недостача или излишки. Рассмотрим особенности проведения инвентаризации нефинансовых активов, а также порядок возмещения выявленного при инвентаризации ущерба и принятия к учету обнаруженных в ходе ее проведения излишков.

Общие положения по проведению инвентаризации

Помимо Методических указаний нормативными документами, регулирующими порядок проведения, а также правильность отражения результатов инвентаризации нефинансовых и финансовых активов в бюджетных учреждениях, являются ТК РФ, Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", Приказ Минфина России от 10.02.2006 N 25н "Об утверждении Инструкции по бюджетному учету".
Как установлено ст. 12 Федерального закона N 129-ФЗ, порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем учреждения, за исключением случаев, когда ее проведение обязательно. Согласно п. 1.5 Методических указаний проведение инвентаризации обязательно:
- при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет.
В районах, расположенных на Крайнем Севере, и приравненных к ним местностях инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;
- при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
- при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;
- в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
- при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством РФ или нормативными актами Минфина.
Как известно, за сохранность имущества отвечают материально ответственные лица. С каждым из них в соответствии с Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85 "Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности" (далее - Постановление Минтруда России N 85) заключается договор о полной материальной ответственности.

Порядок проведения инвентаризации

Перед тем как начать проводить инвентаризацию, порядок ее проведения необходимо закрепить в учетной политике. Что именно следует в ней указать? Во-первых, отражаются сроки проведения инвентаризации, во-вторых, случаи ее проведения, в-третьих, состав инвентаризационной комиссии, в-четвертых, типовые проводки при обнаружении излишков или недостач.
Перед началом инвентаризации руководитель бюджетного учреждения издает приказ. В нем указываются состав инвентаризационной комиссии, срок проведения инвентаризации, имущество, подлежащее проверке.
Отдельно остановимся на составе инвентаризационной комиссии. Учитывая, что при инвентаризации проводится не только подсчет имущества (наличные денежные средства, транспортные средства, компьютеры и др.), взвешивание (продукты питания, гвозди и др.) или обмер (тканевые полотна, кабели и др.), но и иной анализ имущества и финансовых обязательств, целесообразно включить в состав комиссии работников бухгалтерии, а также других представителей учреждения, знания и квалификация которых необходимы при проведении инвентаризации.

Примечание. В состав инвентаризационной комиссии не включаются материально ответственные лица, в подотчете у которых находятся ценности, подлежащие инвентаризации.

Инвентаризация может проводиться как сплошным, так и выборочным методом. При сплошном проверяется все имущество и все виды финансовых обязательств учреждений, при выборочном - отдельный вид имущества, например только продукты питания или транспортные средства.

Результаты инвентаризации

Оформление результатов инвентаризации осуществляется по формам регистров бюджетного учета, утвержденным Приказом Минфина России от 23.09.2005 N 123н "Об утверждении форм регистров бюджетного учета":
- Инвентаризационная опись ценных бумаг (ф. 0504081);
- Инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств (ф. 0504082);
- Инвентаризационная опись задолженности по бюджетным ссудам (кредитам) (ф. 0504083);
- Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности, денежных документов (ф. 0504086);
- Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087);
- Инвентаризационная опись наличных денежных средств (ф. 0504088);
- Инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089);
- Инвентаризационная опись расчетов по доходам (ф. 0504091);
- Ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092).

Примечание. По объектам, находящимся в аренде, инвентаризационная опись составляется отдельно.

Инвентаризационная комиссия производит осмотр объектов основных средств и заносит в инвентаризационную опись их полное наименование, инвентарные номера, единицу измерения; сведения о фактическом наличии (цена, количество); сведения по данным бюджетного учета (количество, сумма); сведения о результатах инвентаризации (по недостаче и излишкам - количество и сумма).
При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов на балансе бюджетного учреждения. Проверяется также наличие документов на земельные участки и другие объекты природных ресурсов, находящиеся в оперативном управлении бюджетного учреждения. Данные по земельным участкам, находящимся в оперативном управлении, должны сверяться с данными государственного кадастрового учета: выписок из государственного земельного кадастра, а также в предусмотренных законом случаях копий хранящихся в кадастровом деле документов.
При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бюджетного учета отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам.
Основные средства вносятся в инвентаризационную опись по наименованиям в соответствии с прямым назначением объекта. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось его основное назначение, он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению. Если комиссией установлено, что работы капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений и др.) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бюджетном учете, необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях.
Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи индивидуально с указанием заводского инвентарного номера по техническому паспорту организации-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т.д.
Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты и т.д. одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из структурных подразделений бюджетного учреждения и учитываемые на типовой инвентарной карточке группового учета, отражаются в описях по наименованиям с указанием их количества.
Основные средства, которые в момент инвентаризации находятся вне места нахождения учреждения (автомашины; отправленные в капитальный ремонт машины и оборудование и т.п.), инвентаризуются до момента их временного выбытия.

Примечание. На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т.п.).

Следующий этап - сравнение фактических остатков нефинансовых активов, выявленных при проверке, с данными бухгалтерского учета. Для этого оформленные инвентаризационные описи передаются в бухгалтерию учреждения. Если в ходе инвентаризации обнаружены расхождения, они указываются в ведомости расхождений.
Выявленные при инвентаризации недостачи и хищения подлежат отражению в регистрах бюджетного учета. Для этого необходимо провести проверку с целью установления размера причиненного ущерба и причины его возникновения (ст. 247 ТК РФ).
Как установлено ст. 246 ТК РФ, размер ущерба, причиненного работодателю при утрате и порче имущества, определяется по фактическим потерям исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба. Однако эта стоимость не должна быть ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета исходя из степени износа этого имущества.
До принятия решения о возмещении ущерба конкретными работниками работодатель в силу требований ст. 247 ТК РФ обязан провести проверку для определения размера причиненного ущерба и причин его возникновения. С этой целью назначается комиссия с привлечением специалистов. В ходе проверки с соответствующих материально ответственных лиц требуются письменные объяснения. При оценке ущерба члены комиссии или иные уполномоченные работодателем лица руководствуются данными бухгалтерского учета, материалами контрагентов, а также сведениями о сложившемся уровне рыночных цен на соответствующие ценности.
По результатам работы комиссии оформляется акт, в котором подводятся итоги административного расследования, в частности раскрывается причиненный ущерб, обстоятельства его причинения и выявления, оценка по текущей рыночной стоимости на соответствующую дату, указываются виновные лица. Также отражаются рекомендации администрации организации о привлечении виновных лиц к материальной ответственности, оформлении обращения (иска) в судебные органы, а в случае необходимости и о передаче материалов работы комиссии в следственные или иные уполномоченные органы. В обязательном порядке к акту административного расследования прилагаются письменные объяснения работников, виновных в причинении ущерба, сведения о текущих рыночных ценах на соответствующие ценности.
Днем обнаружения ущерба следует считать день, когда администрации учреждения стало о нем известно, либо день подписания соответствующего акта или заключения. Именно на эти даты и принимаются цены на соответствующие или идентичные им материальные ценности (п. 24 Постановления Пленума Верховного Суда СССР от 23.09.1977 N 15 "О применении судами законодательства, регулирующего материальную ответственность рабочих и служащих за ущерб, причиненный предприятию, учреждению, организации").
Помимо недостачи или излишков при инвентаризации можно выявить случаи порчи материальных ценностей. Данные факты подтверждаются документально, например актами ГИБДД об аварии автотранспортных средств, актами пожарных или аварийных служб и др. Суммы потерь от порчи материальных ценностей подлежат отражению в бюджетном учете в том же порядке, что и недостача.
При выявлении недостачи (в случае необходимости) сначала следует установить убыль материальных ценностей в пределах норм, утвержденных в определенном законодательством порядке. При этом нормы убыли могут применяться лишь при обнаружении фактических недостач. Убыль в пределах норм определяется только после зачета недостачи ценностей излишками по пересортице. В случае если после зачета по пересортице все-таки была обнаружена недостача ценностей, нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию ценностей, по которому установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм. Бюджетные учреждения могут проводить зачет излишков и недостач, образовавшихся в результате пересортицы, только по ценностям, приобретенным за счет одного и того же источника финансирования.
В соответствии со ст. 248 ТК РФ с материально ответственных лиц может взыскиваться сумма причиненного ущерба в пределах среднего месячного заработка.
Говоря о полной материальной ответственности, стоит отметить, что она бывает индивидуальной или коллективной.
Индивидуальная ответственность устанавливается ст. 243 ТК РФ и наступает при выявлении недостачи вверенных материально ответственным лицам ценностей. Кроме того, согласно указанной статье материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба также возлагается на работника в случаях:
- причинения ущерба работодателю при выполнении работником трудовых обязанностей;
- умышленного причинения ущерба;
- причинения ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения;
- причинения ущерба в результате административного проступка, если таковой установлен соответствующим государственным органом;
- разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну (служебную или иную), в случаях, предусмотренных федеральными законами;
- причинения ущерба не при выполнении работником трудовых обязанностей;
- причинения ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда.
В соответствии со ст. 245 ТК РФ коллективная материальная ответственность вводится при совместном выполнении работниками отдельных видов работ, связанных с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой, применением или иным использованием переданных им ценностей, когда невозможно разграничить ответственность каждого работника за причинение ущерба и заключить с ним договор о возмещении ущерба в полном размере. Перечень работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность за недостачу вверенного работникам имущества, а также типовая форма договора о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности утверждены Постановлением Минтруда России N 85.

Возмещение ущерба

Сумма недостачи, хищения или иного ущерба может быть взыскана с виновного лица. Порядок взыскания ущерба определен ст. 248 ТК РФ, согласно которой взыскание суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, определяемого в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 "Об особенностях порядка исчисления среднего заработка", производится по распоряжению работодателя. При этом распоряжение должно быть издано в течение одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба.
Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию, превышает средний месячный заработок работника, то взыскание осуществляется в судебном порядке.
Кроме того, работнику предоставляется право обжаловать решение работодателя о взыскании ущерба в комиссии по трудовым спорам. Срок для обжалования составляет три месяца со дня, когда работник узнал или должен был узнать о нарушении своих прав (ст. 386 ТК РФ). При рассмотрении трудового спора, как определено ст. 250 ТК РФ, с учетом степени и формы вины, материального положения работника и других обстоятельств размер ущерба, взыскиваемого с работника, может быть снижен.

Примечание. Снижение размера ущерба, подлежащего взысканию с работника, не производится, если ущерб причинен преступлением, совершенным в корыстных целях.

Стоит отметить, что при определении размеров удержаний необходимо руководствоваться положениями ст. 138 ТК РФ, устанавливающей ограничения в отношении размеров удержаний. В частности, общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, - 50% заработной платы, причитающейся работнику.
Если удержания в рамках материальной ответственности по распоряжению администрации осуществляются одновременно с обязательными удержаниями по исполнительным документам, то удерживаемые суммы в общем итоге не должны превышать 50%. При этом указанные ограничения не распространяются на удержания из заработной платы при отбывании исправительных работ, взыскании алиментов на несовершеннолетних детей, возмещении вреда, причиненного здоровью другого лица, возмещении вреда лицам, понесшим ущерб в связи со смертью кормильца, и возмещении ущерба, причиненного преступлением. Размер удержаний из заработной платы в этих случаях не может превышать 70%.
Вместе с тем, если работник, виновный в причинении ущерба, согласен со своей виной, он может добровольно возместить его полностью или частично. По соглашению сторон трудового договора допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа. При этом работник представляет работодателю письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей. В случае увольнения работника, который дал письменное обязательство о добровольном возмещении ущерба, но отказался возместить данный ущерб, непогашенная задолженность взыскивается в судебном порядке.
С согласия работодателя работник может передать ему для возмещения причиненного ущерба равноценное имущество или исправить поврежденное имущество.

(Окончание см. "Бюджетные учреждения: ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности", 2008, N 12)

А.Беляев
Редактор журнала
"Бюджетные организации:
акты и комментарии
для бухгалтера"
Подписано в печать
23.10.2008